Sürdürülebilir Satın Alma
Bilindiği üzere kar marjlarının azalması, fiyatların piyasa veya müşteriler tarafından belirlenmeye başlaması ile şirketlerde satın alma fonksiyonunun önemi de giderek artmaya başladı. Uzun vadede en ucuz fiyatı yakalayabilen ve bunu rakiplerinden daha ucuza elde edebilen satın alma birimleri, şirketlerinin rakiplerine göre önde olmasına büyük destek sağlıyor. Şirketlerin ürettiği ürünlerin satış maliyetlerinin içinde satın alınan kalemlerin maliyetlerinin %70-%90 arasında değiştiği düşünülürse satın alma fonksiyonunun ne denli büyük öneme sahip olduğu daha kolay anlaşılabiliyor. Artık şirketler sadece pazarlama ve/veya satış fonksiyonları ile rekabette öne geçemeyeceklerini görüyorlar ve satın alma fonksiyonlarına daha fazla yatırım yapıyorlar.
Satın alma fonksiyonu, uzun vadede birim maliyetleri düşürmeye odaklanmış durumda. Dikkat edin! Kısa vadede demiyoruz.
Uzun vadedeki birim maliyeti şu şekilde hesaplıyoruz:
Uzun vadedeli birim maliyet = Kısa vadedeki birim maliyet (tedarikçinin fatura fiyatı + nakliyeler + sigortalar + diğer operasyonel maliyetler) + Kalitesizlik Maliyeti.
Kalitesizlik maliyetini de ölçülebilir ve ölçülemez olarak ayırıyoruz. Üretim kaybı, hasar bedeli, kontrol gideri, çabuk yıpranma bedeli ölçülebilir grupta olup kısa vadede hesaplanabilirken; müşteri kaybı, pazar kaybı, imaj kaybı, güven kaybı gibi ölçülemez maliyetler ise şirketleri uzun vadede de etkileyebiliyor. Bu maliyetleri oluşturmadan ürünleri ve/veya hizmetleri temin etmeye çalışan satın alma fonksiyonunun ne derece büyük bir sorumluluk aldığı açıkça görülebiliyor.
“Doğru Fiyat” olarak ta ifade ettiğimiz uzun vadedeki en ucuz fiyata ulaşmak kolay değil tabii ki. Doğru Fiyat Yol Haritasına baktığımızda; Doğru Fiyat’a giden yolun Doğru Malzeme/Hizmet, Doğru Üretim Yöntemi/Teknoloji ve Doğru Tedarikçi kriterlerinin yerine getirilmesi gibi zorlu ve uzun vadeli süreçlerden geçmesi gerekiyor.
Tüm bunları başarmak için şirketlerde güçlü bir satın alma fonksiyonu yaratmak gerekiyor. Güçlü bir satın alma fonksiyonu yaratmanın adımlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
Satın alma Vizyonunun Şirketin Ana Vizyonuna Uygun Hale Getirilmesi
Satın alma vizyonu, şirketin ana vizyonu ile paralel olmalıdır. Örneği; şirketiniz, dünyada sektöründeki ilk 5 firma arasında olmak istiyorsa, satın alma’nın sadece yerel fonksiyonları değil global fonksiyonlarının da oluşturularak, global rekabete uygun hale getirilmesi gerekiyor.
Stratejik Satın alma Anlayışının Oluşturulması
Türkiye’de birçok firmada gördüğümüz en büyük problemlerden birisi : eskiden kalma satın alma dediğimiz klasik satın alma anlayışı ile günümüz koşullarında rekabet etmek. Günümüzde; talep geldikten sonra süreci başlatan, en az üç alternatif alarak doğru fiyatı yakaladığını düşünen, talebin onaylarının peşinde koşan, tedarikçiye sipariş açan, siparişi takip eden, gerekirse kendi temin eden, kesintisiz tedarik anlayışı ile günü kurtarmayan çalışan “Klasik Satın alma”; yerini talebi önceden gören, doğru fiyatı stratejileri ile yöneten, bütçelerin yürütüldüğü, siparişi ihtiyaç noktalarında kaydırarak kontrolü sağlayan, doğru tedarikçiyi seçen, koruyan, geliştiren ve işbirliği çalışmaları ile şirketine fayda sağlayan, anahtar tedarikçileri ile tüm koşulları belirleyici sözleşmeler yapan, tüm bunları sistematik olarak ERP üzerinde yürütebilen, sürdürülebilir satın alma anlayışı ile geleceği kurtadan bir “Stratejik Satın alma”ya bırakmak durumundadır.
Satın alma Organizasyonunun ve Ekibinin Düzenlenmesi
Şirketler öncelikle Satın alma bölümünü şirket içinde doğru yere koymalıdırlar. Aksi halde, strateji üreteren bir satın alma yerine; (üretim bölümünün altındaki bir satın alma bölümü için) hizmetçilik eden; (finans bölümünün altındaki bir satın alma bölümü için) para harcayan; (tedarik zincirinin altındaki bir satın alma için) günü kurtarmaya çalışan satın alma haline gelinir ki böyle ortamlarda zaten satın almanın varlığından bahsedilemez. Bu sebeple güçlü bir satın alma için Satın alma Bölümü, Genel Müdür gibi üst pozisyonlara bağlanarak, diğer bölümler ile eşit seviyeye getirilmelidir.
İkinci olarak; satın almanın kendi içindeki organizasyonun tüm bu beklentileri karşılayacak hale getirilmesi gerekmektedir. Günümüzde Türkiye’de malzeme planlamanın ve tedarik operasyonlarının satın almanın bünyesinde yürütülmeye devam etmesi görülen en büyük hatalardandır. Bu fonksiyonları ayıramayan şirketlerin bir karmaşıklık içinde uğraşarak günü kurtarmaya odaklandıklarını görüyoruz.
Üçüncü olarak; belirlenen doğru organizasyon şemasındaki pozisyonlar için doğru ekibin oluşturulması gerekiyor.
Doğal olarak günümüz satın alma profesyonellerinin eski yıllardaki gibi elinde bir kağıt ile talepleri toplayıp, bu talepleri temin eden satın almacılardan farklı olarak tüm bu fonksiyonları yerine getirebilecek şekilde vizyonel, araştırmacı, global, sürekli gelişen ve geliştiren, iletişim kabiliyeti yüksek, yaratıcı, gelişmeleri takip eden, sistematik, müzakereci, fiyatları ve tedarikçileri yönetebilen, etik özelliklere sahip ve mükemmelliği hedefleyen profesyoneller olması gerekmektedir. Sağladıkları maliyet tasarrufları ile şirketlerin karlılıklarına destek olan satın alma bölümleri gelecekte teknolojiyi çok daha iyi kullanabilen, mobil hareket edebilen, daha fazla sürdürülebilir satın alma stratejileri üreten ve uygulayan iş birimleri olarak şirketleri için önemli bir bölüm olmaya devam edeceklerdir.